כל מה שצריך וכדאי לדעת על המערכת החדשה של המכס

על- פי הפרסומים הרשמיים של אגף המסים, מערכת שער עולמי תעלה לאוויר בתאריך ה- 14.1.18.
המערכת החדשה מבוססת על תקשורת ללא הצורך במסמך פיזי (Paperless) בין חברי קהיליית סחר החוץ, ומטרתה לשפר את רמת השירות במכס ולייעל את מעבר הסחורות אל וממדינת ישראל.

מערכת שער עולמי משנה את תהליך השחרור, את האופן בו יפעל סוכן המכס מול המכס וכפועל יוצא מכך את ההערכות הנדרשת מן היבואן והדרישות ממנו, הן כהיערכות לפני מועד העלייה לאוויר והן לאחר מועד זה. 

חמשת הנקודות המפורטות מטה מהוות את עיקר השינוי המשפיע על ציבור היבואנים: 
1. שימוש בכרטיס חכם
2. מתן ייפוי כוח
3. הצהרת יבואן
4. צרופות, מסמכי העדפה או תעודת מקור
5. אחריות שמירת מסמכי הצהרת היבוא

כרטיס חכם

1. על מנת לבצע את הפעולות הנדרשות מול המכס, לרבות מילוי ושליחת טפסים וקבצים מקוונים, נדרשים היבואנים להשתמש בכרטיס חכם של חברת קומסיין או Personal ID. הכרטיס החכם הוא הכלי איתו היבואנים יחתמו אלקטרונית על הרשאות לסוכני המכס, יצהירו על יחסיהם עם הספקים, יגישו בקשות לאישורי יבוא מרשויות, ויחתמו על הצרופות המוגשות למכס (חשבונות ספק, מסמכי העדפה וכו’).
לכן, נדרש מהיבואנים להנפיק כרטיס חכם בהקדם. עם התבססותה של מערכת שער עולמי, לא יתאפשר טיפול בתהליכי השחרור מהמכס לכל אותם יבואנים אשר לא יהיה בידם כרטיס חכם.


ייפוי כוח
2. 
בהתאם לסעיף 169 לפקודת המכס, כל יבואן חייב לספק “כתב הרשאה” לסוכן המכס לביצוע “פעולות מכס” בשמו לצורך שחרור טובין מיובאים מפיקוח המכס. ללא כתב הרשאה, סוכן המכס אינו רשאי לפעול עבור ובשם היבואן מול רשות המכס. 
אם עד כה, ייפוי הכוח היה מודפס ומוגש פיזית לסוכן המכס מקורי וחתום, במסגרת מערכת “שער עולמי” היבואן ממלא טופס ייפוי כוח דיגיטלי ומשדר אותו ישירות למכס עם הכרטיס החכם. הטופס הדיגיטלי נמצא באתר “תהילה” (ממשל זמין). הליך ייפוי הכוח מצריך חתימה על “טופס ייפוי כוח” וכן אימות הפרטים ע”י גורם מאושר (עורך דין / רואה חשבון וכו’).
להלן הקישור למילוי ייפוי כוח (תחת סעיף א):
https://isline.co.il/wp-content/uploads.pdf


למצגת הוראות טופס מילוי כוח לחץ כאן
 
הצהרת יבואן
3. בדומה לייפוי הכוח, גם תצהיר יבואן, המתאר את יחסי היבואן עם הספקים השונים, עובר לגרסה אלקטרונית. תצהירי היבואן התקפים במערכת “סחר חוץ” (דור קיים) יעברו לסביבת מערכת “שער עולמי”, למילוי ושידור מקוון באמצעות אתר  “תהילה” והכרטיס החכם. המעבר למערכת “שער עולמי” ולתצהירים מקוונים לא יפגע בתוקפם של תצהירים שנתיים קיימים, אולם כל תצהיר חדש יחייב את היבואן לעשות שימוש בטפסים המקוונים באתר “תהילה.”

קישור לתצהיר המקוון
קישור לאתר המכס

 

בלעדי למשתתפי יום העיון
הנפקת כרטיס חכם במקום בעלות מוזלת

מסמכי העדפה או תעודת מקור 
4. עד היום דרש המכס הצגת מסמך מקור עבור המסמכים הבאים: 
א.  חשבונית ספק
ב.  מסמך העדפה (תעודת מקור/ טופס שוק/ EUR1/ Certificate of Origin/ הצהרה על גבי החשבון).
ג.  רשימת סחורה Packing List- במקרים בהם המסמך משמש כמסמך העדפה. 

חשבון מכר (“חשבון ספק”) קביל היה אך ורק המסמך המקורי. במסגרת מערכת “שער עולמי”, מסמך קביל הינו  מסמך אלקטרוני סרוק וחתום בחתימה אלקטרונית של היבואן. בדומה לכך, גם “מסמך העדפה” או “תעודת מקור” אשר מעניקים הטבות או הקלות במכס יהיו קבילים רק בתצורתם האלקטרונית, כאשר הם סרוקים וחתומים בחתימה אלקטרונית מאושרת של סוכן המכס או היבואן. בהמשך לכך, “חשבון מכר” המהווה גם “מסמך העדפה” יהיה קביל באותם התנאים.

המשמעות היא שבפועל כל מסמך או קובץ (PDF וכדומה) ייחשב למעשה כמסמך מקור גם אם כתוב עליו “COPY”, ומסמך כזה יכול להיות PDF  שהתקבל במייל, שהתקבל בפקס, או במסמך פיזי שנשלח בדואר, וזאת גם אם לא מוטבעת עליו חתימה מקורית וצבעונית בשחור לבן או בצבע. 
התנאי הראשון הינו כמובן שהמסמכים עומדים בדרישות השונות לגבי מהות המסמך ותוכנו והתנאי השני הינו שהם חתומים בחתימה דיגיטלית ע”י היבואן או סוכן המכס.
שינוי הגדרת המכס למסמכי מקור וקבילותם תהה תקפה לכלל מערכי המס, והיבואן יכול להמשיך לפעול לאחר העלייה לאוויר באופן זהה לזה שפעל טרם העלייה לאוויר בהתייחס להיבטים הקשורים לניהול ספרי העסק שלו ואין הוא צריך לבצע שינוי כלשהו במערך הנהלת החשבונות שלו.

אחריות שמירת המסמכים

5. עם עליית המערכת, אחריות שמירת מסמכי הצהרת היבוא עוברת מאגף המסים ליבואן (עד היום נשמרו מסמכים אלו בארכיון אגף המסים בירושלים). 

היות וכחלק מהמעבר למערכת שער עולמי מפסיק המכס לנהל ארכיון פיזי של מסמכים ועובר לניהול הקבצים העולים למערכת כחלק מהגשת הצהרת יבוא, החליט המכס שעל היבואן לשמור (או שמירה פיזית או שמירה בארכיב בהתאם להוראות המכס) במקביל את כל הצרופות שמוגשות למכס כחלק מהצהרת היבוא (רשימון). 
באחריות היבואן לשמור את המסמכים המקוריים למשך 7 שנים, כאשר סוכן המכס ישמור את המסמכים במשך 3 ימים מרגע השחרור ממכס.

אז מה בפועל ההשפעה על ציבור היבואנים ?
1.  מסמכי המקור מצורפים למכס (כאמור, סרוקים וחתומים) כחלק מהגשת הצהרת היבוא על ידי סוכן המכס
2.  לפי הגדרת המכס, מסמך מקור הוא קובץ PDF ו/או מסמך סרוק וחתום בחתימה אלקטרונית .
3.  סוכן המכס מצרף להצהרת היבוא רק צרופות העומדות בדרישות המכס ועומדות בהגדרת מסמך כמקור וכקביל.

למרות שהמכס מחזיק את כל מסמכי היבוא שמורים בארכיון הדיגיטלי שלו, על היבואן, או מי מטעמו, לנהל ארכיון מקביל.
זאת מפני שיתכן והמסמכים שהועלו למכס כחלק מהצהרת היבוא לא עלו תקינים, כלומר באיכות סריקה לא טובה או באופן לא שלם (חוסר של מספר עמודים או מסמך שלם) או בשל תקלה במערכת המכס שבגינה לא נשמרו ו/או נמחקו מסמכי היבוא שהוגשו למכס בעת הגשת הצהרת היבוא.
במקרים אלו יכול המכס לדרוש מהיבואן להשלים את החסר.
על מנת לעמוד בדרישות המכס ניתן לפעול באחת מהדרכים הבאות:
1. להיעזר בסוכן המכס כמקור לשמירת המסמכים: אנו ב- ISLINE נשמור באופן דיגיטלי את כל הצרופות לתקופה
הנקובה בפקודת המכס ונאפשר לכם גישה לצרופות אלו בתקופה זו, וזאת באמצעות אתר מעקב המטענים הנוכחי.
2. לשמור את המסמכים הפיזיים שקיבלתם במקום הסרוקים והחתומים.
3. להיעזר בפתרונות צד שלישי, כגון ISLINE CLOUD, מערכת המקנה שירותי ערך מוסף רבים ומגוונים, המסייעת ליבואן לנהל את משלוחי היבוא ובין היתר משמשת כארכיון דיגיטלי לשמירת מסמכים סרוקים.